Жинақты басқару саясаты - Collection Management Policy

A Жинақты басқару саясаты мұражай олардың коллекциясына қатысты жағдайларды қалай шешетініне негіз қалады. Мұны «мұражайдың не үшін жұмыс істейтінін және оның өз ісін қалай жүргізетінін түсіндіретін толық жазбаша мәлімдеме» деп анықтауға болады. Саясат мұражайдың қарауында қалған заттарға қатысты кәсіби стандарттарын анықтайды және қызметкерлерге басшылық етеді ».[1] Музейлерде қандай заттарды алу керек, коллекциядағы заттарды алып тастау немесе қарызға беру туралы не заттарды күту стандарттары туралы сұрақтар жиі кездесетіндіктен; мұражайдың туындауы мүмкін мәселелердің алдын алуға көмектесетін жақсы жазылған саясат қажет. Алдын алу - бұл коллекциядағы операциялармен және объектілермен жұмыс істеген кездегі ең жақсы тәсіл, сондықтан бұл саясат мұражай өз миссиясына адал болып, сонымен бірге ең жақсы күтімді қамтамасыз ету үшін орнатылған шекара сияқты қарастырылуы мүмкін маңызды құжат болып табылады. коллекция үшін.

Жазу саясаты

Саясат жазу кезінде мұражай коллекциясына, жұмысына немесе қызметкерлеріне әсер етуі мүмкін барлық факторларды қамтитындығына уақыт бөліңіз. Мұражайлардың барлығы бірдей жасала бермейтінін, сондықтан оларды шешудің ерекше жағдайлары болатындығын ескеру маңызды. Осыны ескере отырып, «коллекцияны басқару саясаты белгілі бір музейге, оның коллекцияларына және сол коллекциялардың қажеттіліктеріне сәйкес жазылуы керек» екенін ескеру қажет.[2] Жазбаша саясатты мұражайды қолдануға болатындығына кепілдік беру үшін қазіргі тәжірибе мен стандарттарды білу қажет. Сондай-ақ саясат тым күрделі болмай, оны ұстануға оңай болуы керек. Осы процестің алғашқы кезеңінде мұражай мен қызметкерлер процедураларды әзірлеу, саясатты қарау және саясат аяқталғанға дейін қажет болған жағдайда қайта қарау үшін бірлесіп жұмыс жасауы керек. Саясаттың осы түрін жазуға көп нәрсе қарастыруға тура келеді, бірақ американдық музейлер альянсы атап өткендей, «саясатты құру және жүзеге асыру процесі мұражайға қарағанда әлдеқайда маңызды және пайдалы. нақты саясаттың өзі. Саясат түпкі нәтиже болып көрінуі мүмкін, бірақ іс жүзінде түпкілікті нәтиже - бұл этика мен рәсімдерді кеңінен түсіну, бұл музейдің жұмысына әсер етеді ».[3]

Саясатқа не кіруі керек

Әр музей әр түрлі болғанымен, төменде мұражай өз саясатына енгізуі керек кейбір негізгі факторлар келтірілген.

Кіріспе бөлімі

Мұражайдың кез-келген шешімі онымен жасалатынын ескерсек миссия туралы мәлімдеме ескере отырып, оның саясатқа қосылуы маңызды. Миссияның мәлімдемесі мұражайдың мақсаты мен оның көпшілік пен коллекциялар алдындағы рөлі мен міндеттері тұрғысынан қарастырылған. Бұл мәлімдеме мұражайдың не істейтінін анықтауға көмектеседі және шешімдер мұражайдың бастапқы мақсатына сәйкес келуін қамтамасыз ету үшін үнемі негізделуі керек. Мұражай миссиясының мәлімдемелері стандарттарға сай болуы керек Американдық музейлер альянсы.[4]

Миссияның мәлімдемесінен басқа, саясат әдетте коллекцияның аясын көрсететін бөлімді қамтиды. Бұл «жинақтың тарихына шолу жасайтын саясаттың пайдалы бөлігі»; оның күшті, әлсіз және қазіргі қолданыстарын қарастырады; және мұражай не істейтінін және жинамайтындығын айтады ». The коллекциялар саясаты немесе таңдау критерийлері кітапхана, мұрағат немесе мұражай қоры - бұл жаңа материалдарды алуға қатысты мекеменің басымдықтары туралы мәлімдеме. Коллекциялардың саясаты коллекцияны әзірлеу процесін басқарады.

Тіпті ең ірі, ең жақсы қаржыландырылған және ең танымал кітапханалар (мысалы Конгресс кітапханасы, Британдық кітапхана және Стэнфорд университеті сатып ала алмайды, үй, каталог және барлық жұмыстарды жүргізу,[5] сондықтан сатып алу керек саясат немесе өлшемдер жиынтығы қажет. Жалпы жинау саясаты кітапхананың мақсатымен немесе мақсатымен байланысты: мысалы ұлттық кітапханалар сол ұлтқа қатысты немесе сол елдің аумағында жарияланған материалдарды жинау, академиялық кітапханалар өздері қызмет ететін мекемеде оқу мен зерттеу жұмыстарында пайдаланылатын материалдарды жинау[6] және қоғамдық кітапханалар өздері қызмет көрсететін халықтың сұранысын қанағаттандырады деп күтілетін материалдарды жинайды.

Жинақ саясатының үлгілері мыналарды қамтиды:

Жинақ саясаты материалдарды сатып алудың басымдықтарын белгілеумен қатар, кітапханаларға материалдар сыйлықтары ұсынылған кезде басшылыққа алады садақа. Материалдарды сатып алу көптеген материалдарды өңдеуге (сұрыптауға, каталогтауға және т.б.) және ұзақ мерзімді сақтауға кететін шығындарға қарағанда арзанға түсуі мүмкін. Тегін кітапханаларға берілетін сыйлықтар, әдетте, байланысты шығындардан тұрады.

Бұл кіріспе бөлімінде мұражайдың тарихы қамтылуы мүмкін,

Сатып алу

Саясатты сатып алу бөлігі ұсынылған нысандардың мұражай қорына ену-кірмеуін көрсетеді. Бұл бөлімде саясат шешім қабылдау процесіне кімнің қатысатындығын және мұражайдың объектіні тұрақты немесе қысқа мерзімді несие негізінде сатып алып жатқан-алмайтындығын қамтиды. Бұл сатып алу мұражай белгілеген коллекция көлеміне сәйкес келуі керек. Саясаттың осы бөлігіне қайырымдылыққа арналған түбіртектерге қатысты және барлық сатып алынған объектілердің тиісті атауы мен заңды түрде алынғандығына кепілдік беру туралы ақпарат кіруі мүмкін.[2] Саясатты сатып алу бөлігі сақтау, әлеуетті пайдалану және авторлық құқықпен байланысты нұсқаулықтарды да қамтуы мүмкін.

Deaccessions

Deaccessioning - бұл «затты мұражай қорынан біржола алып тастауға немесе еріксіз алып тастау себептерін құжаттауға арналған процесс».[11] Саясат жаңа сатып алуларға ұқсас, мұражай затты коллекциядан біржола алып тастау туралы қарастыратын қадамдарды толық сипаттайды. Сондай-ақ объектіні алып тастаудың себептерін, кім алып тастауды ұсына алатындығын және жою туралы соңғы дауыс бергендердің себептерін қосыңыз. Жоюдың дұрыс әдістері және мұражайдан түскен қаражатты қалай пайдалану керек және оны сату да саясатқа қосылатын негізгі факторлар болып табылады. Мұражайлар Американдық Музейлер Альянсының Музейлердің этикалық кодексін «сатылым, сауда немесе ғылыми-зерттеу қызметі арқылы жинау тек мұражай миссиясының алға жылжуы үшін» екендігіне көз жеткізетіндігін айтады.[3]

Несиелер

Саясаттың несиелік бөлімі, әдетте, кіріс және шығыс заемдарының процедураларын қамтиды. Қарыздың мықты саясаты несие мұражайдың мақсатын алға жылжытатындығына, объектіге дұрыс күтім жасайтындығына және тіркеу жүйесі объектіні несие кезінде қадағалай алатындығына кепілдік береді ».[12] Саясаттың осы бөлігіндегі кейбір басқа маңызды жайлар мұражай кімге несие беретіндігіне қатысты; несиелік объект мұражайдың міндетіне және жинау ауқымына, сақтандыру қажеттіліктеріне, несиенің ұзақтығына және фотосуреттерді пайдалануға сәйкес келетіндігін жеке тұлғаларға қарағанда.

Коллекцияларға күтім жасау

Мұражайлар коллекциядағы заттарды қорғау және сақтау мақсатына қызмет етеді. Нысандарға мейлінше күтім жасауын қамтамасыз ету үшін мұражай саясаттың осы бөлігін мұражай коллекциясын күтуге қатысты барлық факторларды шешуге пайдаланады. Сондай-ақ, ол негізгі қызметкерлерді, объектілерді өңдеуге қажетті дайындық деңгейлерін және коллекцияға қол жеткізе алатын адамдарды анықтайды. Бұл бөлімде мұражайларды сақтау, зиянкестермен интеграцияланған басқару, консервациялау, жазбаларды басқару, тауарлық-материалдық құндылықтар және тәуекелдерді басқару сияқты тақырыптарға қатысты стандарттар белгіленеді. Саясатта коллекциядағы объектілерді қорғау үшін әр қызметкердің қандай жауапкершіліктері болатындығы нақты көрсетілуі керек.

Сақтау орны

Мүмкін, мұражайдағы барлық бұйымдар бір уақытта қойылмайды. Сондықтан, саясат сақтау орнында немесе тыс жерде сақтау стандарттарын көрсетуі маңызды. Саясат дұрыс шешіледі қоршаған орта жағдайы жарық деңгейіне, температураға және салыстырмалы ылғалдылыққа қатысты сақтау орындарында. Сондай-ақ, саясаттың осы бөлігінде қоймадағы заттардың дұрыс оралуына қатысты материалдардың пайдаланылуын және объектілердің топтастырылғандығын қамтамасыз ететін стандарттар баяндалады.

Зиянкестермен кешенді күрес

Зиянкестермен кешенді күрес мұражай заттарын зиянкестердің зақымдануынан қорғауда өте маңызды. Саясаттың осы бөлімінде мұражай зиянкестерді мұражайға кіргізбеу үшін мұражай не жоспарлап отырғанын қарастырады. Ол сонымен қатар мұражайда немесе заттардың өзінде қолдануға болатын және қолдануға болмайтын кез-келген өнімді шеше алады. Дайындықты жоспарлау кезінде саясат мұражайдың қалай жауап беретінін және күдікті әрекеттер туралы кімге хабарлауы керектігін шешеді.

Сақтау

Музейлер коллекциядағы заттарға дұрыс күтім жасау үшін көп жұмыс істейді, бірақ заттарды олардың идеалды күйінде ұстауға көмектесу үшін консервациялау қажет. Саясаттың консервациялау бөлімі объектілерді емдеуге болатын-болмайтындығы туралы, қызметкерлердің объектілерді белсенді бақылаумен айналысатын міндеттерінің бар-жоғы және мұражай консервациялау үшін қаржыландыру шығыстарын қалай жабатындығы туралы соңғы дауыс беретінді анықтайды. Сондай-ақ, байланысуға арнайы консерваторлар кіреді және қолдануға тыйым салынған емдеу әдістері бар немесе жоқ. Егер мұражайда консервациялаудың ұзақ мерзімді жоспары болса, оны осы жерде айтуға болады.[3]

Іс қағаздарын басқару және құжаттама

Бұл коллекциялармен жұмыс жасайтын қызметкерлердің негізгі рөлдерінің бірі. Сәйкес құжаттамасыз, бұл объект жоқ сияқты. Демек, саясаттың жазбаларды дұрыс басқаруға және коллекциядағы нысандарға қатысты құжаттамаға қатысты стандарттарды қарастыруы өте қажет. Американдық Музейлер Альянсы «Бұл бөлімді жазу кезінде мұражайлар, әдетте, жасалған жазбалардың түрлеріне, әр жазбада қандай мәліметтер бар екеніне, жазбалар мен кез келген процедуралар мен резервтік жүйелердің сақталуы мен құжатталуына жауапты тараптарға сілтеме жасайды» деп атап өткен.[13]

Тауар-материалдық қорлар

Түгендеу мұражай коллекциясы коллекцияның ішіндегі барлық заттардың дұрыс есепке алынуын және дұрыс орналасуын қамтамасыз ету үшін қолданылады. Саясаттың осы бөлімінде түгендеуді аяқтаған кезде жасалатын қажетті шаралар ескертіледі. Сондай-ақ, мұражайда тізімдемелер мен тізімдемелерді қаншалықты жиі өткізетіндігі туралы айтылады. Кешенді тауарлы-материалдық қорлар - бұл барлық коллекцияны тексеруді қамтитын, онда тауарлы-материалдық құндылықтар тізімдегі кездейсоқ объектілердің таңдалған мөлшерімен айналысады, оларды орналастыру және түгендеу үшін тексеру қажет болады. Саясаттың осы бөлігінде қандай қадамдар жасалатыны және егер бірдеңе жетіспесе кімге хабарлау керектігі ескертілген.

Тәуекелдерді басқару

Мұражай қызметкерлері апат ешқашан болмайды деп үміттене алады, бірақ мұражайлар үшін бұл жоспар болған жағдайда маңызды. Жинақтарды басқару саясатына қатысты тәуекелдерді басқару мұражай нысандарды жақсы қорғау үшін не істеп жатқанын ескереді. Бұл өртке қарсы қорғаныс, көгерудің алдын алу жолдары және қауіпсіздік мәселелерін қамтиды. Мұражайда төтенше жағдайларды жою жоспары да болуы керек.

Саясат мысалдары

Бұрын айтылғандай, барлық саясат бірдей болмайды. Қолданылатын шаблон жоқ, бірақ төменде саясатты жазу кезінде сілтеме жасау үшін пайдалы болатын мысалдар келтірілген.

Әдебиеттер тізімі

  1. ^ Malaro, M. C., & Pogany DeAngelis, I. (2012). Мұражай коллекцияларын басқарудың заңды негізі (үшінші басылым). 46-бет. Вашингтон, Колумбия окр.: Смитсон кітаптары.
  2. ^ а б Simmons, J. E. (2010). Жинақтарды басқару саясаты. R. A. Buck & J. A. Gilmore (Eds.), Музейлерді тіркеу әдістері (5-ші басылым, 24-29 беттер). Вашингтон, Колумбия округу: AAM Press.
  3. ^ а б c «Американдық Музейлер Альянсы. 2012. Альянстың анықтамалық нұсқаулығы Жинақтарды басқару саясатын әзірлеу» (PDF). Архивтелген түпнұсқа (PDF) 2016-06-24. Алынған 2016-04-26.
  4. ^ «Американдық музейлер альянсы». Американдық музейлер альянсы.
  5. ^ Мұны жасауға тырысу үшін, қараңыз Әмбебап кітапхана.
  6. ^ Сыйға берілген материалдар қатаң критерийлерге бағынуы мүмкін және электронды материалдар әдетте сериалдар мен мәліметтер базасының үлкен жиынтықтарынан таңдалады, олардың құрамында тиісті және орынсыз материалдардың қоспасы болуы мүмкін
  7. ^ «Жинақтар туралы ережелер және қосымша нұсқаулар - Сатып алу (Конгресс кітапханасы)». www.loc.gov.
  8. ^ «Б.Дэвис Шварцтың мемориалды кітапханасының жинақты саясат туралы мәлімдемесі». 6 шілде 2009. мұрағатталған түпнұсқа 6 шілде 2009 ж.
  9. ^ «Үй - Жаңа Зеландияның Ұлттық кітапханасы». www.natlib.govt.nz.
  10. ^ «Сандық кітапхана SunSITE жинау саясаты». 4 маусым 2009. мұрағатталған түпнұсқа 2009 жылғы 4 маусымда.
  11. ^ Malaro, M. C., & Pogany DeAngelis, I. (2012). Мұражай коллекцияларын басқарудың заңды негізі (үшінші басылым) 46-бет, Вашингтон, Колумбия.: Смитсондық кітаптар.
  12. ^ Рейбел, Д.Б. (2008). Шағын мұражайды тіркеу әдістері (4-ші басылым). Ланхэм, медицина ғылымдарының докторы: AltaMira Press.
  13. ^ «Американдық Музейлер Альянсы. 2012. Альянстың анықтамалық нұсқаулығы Жинақтарды басқару саясатын әзірлеу» (PDF). Архивтелген түпнұсқа (PDF) 2016-06-24. Алынған 2016-04-26.
  14. ^ http://www.metmuseum.org/about-the-met/policies-and-documents/collections-management-policy
  15. ^ http://www.flamuseums.org/site/assets/files/1277/mosh-jax.pdf
  16. ^ http://entomology.si.edu/Collections/NMNH_CMP_Sept-18-2006.pdf
  17. ^ «Мұрағатталған көшірме» (PDF). Архивтелген түпнұсқа (PDF) 2016-02-22. Алынған 2016-04-26.CS1 maint: тақырып ретінде мұрағатталған көшірме (сілтеме)