ERP жүйесін таңдау әдістемесі - ERP system selection methodology

Ан ERP жүйесін таңдау әдістемесі таңдау үшін ресми процесс кәсіпорын ресурстарын жоспарлау (ERP) жүйесі. Қолданыстағы әдістемелерге мыналар кіреді:[1]

  • SpecIT тәуелсіз сатушыларды таңдауды басқару
  • Куйпердің шұңқыр әдісі
  • Добриннің 3D шешімді қолдау құрал
  • Кларксон Потомак әдісі

Шолу

Компания көпұлтты, миллион долларлық ұйым, коммерциялық емес немесе бір цифрлық айналымы бар шағын компания екендігіне қарамастан, жүйені таңдаудың мақсаты - барлық бизнес үшін функционалдылықты қамтамасыз ете алатын жүйені құру процестер; бұл пайдаланушының толық қабылдауына мүмкіндік береді; басшылықты мақұлдау және, ең бастысы, маңызды болып табылады инвестицияның қайтарымы үшін акционерлер.

Жетпісінші жылдардың ортасынан бастап компьютерлік пакеттер жетекші компанияларға көмек көрсету үшін кеңінен енгізілген кезден бастап материалдық қажеттіліктерді жоспарлау, бағдарламалық жасақтама компаниялары ұмтылды,[2] және көбіне бизнесті жүргізудің барлық аспектілеріне көмектесетін пакеттер жасау сәтті болды өндіріс; қамтамасыз ету жүйесін басқару; кадр бөлімі; қаржы арқылы. Бұл ERP жүйелерінің эволюциясына әкелді.

Сәйкесінше, ERP жүйелері деп аталатын пакеттердің едәуір саны нарыққа 1990 жылдан бастап ене бастады.[3] Нарықтың жоғарғы жағында пакеттер және көптеген басқа пакеттер бар, олар жеткізушілер ERP жүйелері деп санайды. Сондай-ақ, белгілі бір процестерге [мысалы, жоспарлау] ең жақсы тұқым болып табылатын және тек ERP жүйесіне қосымша ретінде сатылатын пакеттер бар. Опциялар өте көп және бұл, шын мәнінде, шешім қабылдауы керек компанияға қиындық тудырады.

ERP жүйесін таңдаудың күрделілігі одан әрі күшейе түседі, себебі кейбір жүйелер дайын өнімнің құрамына кіретін, ал басқалары неғұрлым қолайлы болатын дискретті өндіріс ортасына бағытталған. технологиялық салалар ингредиенттер дәл емес, қайтадан жұмыс істейтін және процестің жанама өнімі болуы мүмкін химиялық және тамақ өңдеу сияқты.[4]

Соңғы онжылдықта компаниялар кеңейтілген функционалдылыққа қызығушылық таныта бастады Клиенттермен қарым-қатынас жасау басқармасы және электрондық сауда мүмкіндік.

Барлық ықтимал шешімдерді ескере отырып, компаниялар үшін бизнес үшін ең қолайлы емес жүйені таңдау сирек кездеседі және бұл әдетте қымбатырақ енгізуге әкеледі.[дәйексөз қажет ] Осылайша, «ERP шығындары кірістің екі немесе үш пайызына дейін жетуі мүмкін».[5] Сәйкес ERP жүйесін таңдау әдістемесі уақыт пен бюджеттің шегінде бизнес процестеріне және кәсіпорындағы пайдаланушыға ең қолайлы ERP жүйесін ұсынады, ол шағын бизнес кәсіпорындарында оларды ұйымдастыруды жүзеге асыру үшін қолданылады.

Жүйені нашар таңдау

ERP жүйесін таңдау кезінде компаниялар толық объективті таңдау әдістемесін сирек қолданады.[дәйексөз қажет ] Кейбір жалпы қателіктерге мыналар жатады:

Толық емес талаптар

Жаңа ERP жүйесін енгізу «адамдардан өз жұмысын басқаша жасауды талап етеді» (Уоллес және Кремзар)[6]), тек ағымдағы процестерге ғана емес, сонымен қатар болашақ процестерге де (яғни, жаңа жүйе орнатылғанға дейін және одан кейін) қолданушының талаптарын түсіну өте маңызды. Пайдаланушының егжей-тегжейлі талаптарынсыз, жүйелерді функционалды түрде ең жақсы сәйкестендіруді қарау сирек сәтті болады. Талаптар белгілі бір бизнеске ғана тән болуы мүмкін күрделі процестерге немесе процестерге жеткілікті егжей-тегжейлі баяндалуы керек.

Жеткізушілердің демонстрациясына сенім арту

Сатушылардың демонстрациясы өте қарапайым процестерге бағытталған. Типтік демонстрация идеалды көрсетеді қолма-қол ақшаға тапсырыс беру тұтынушы қоймадағы өнімнің санын тапсырыс беретін процесс. Көптеген бизнестердегі шындық - көптеген клиенттер әртүрлі және күрделі коммерциялық келісімдерге ие, ал өнімдер әрдайым қоймада бола бермейді.

Жүйе құнына көп көңіл бөлу

Финлей мен Серванттың айтуынша, «пакеттер арасындағы сатып алу бағасының дифференциалы басым фактор бола алмайды».[7] ERP жүйесінің құны компания үшін маңызды болғанымен, шешім қабылдаудың басқа маңызды критерийлері, мысалы, функционалдылық; болашақ дәлелдеу; базалық инфрақұрылым [желі және мәліметтер базасы]; және басқалармен қатар электронды коммерцияның мүмкіндігі баса назар аударылмауы мүмкін. Жасырын шығындарды немесе қайталанатын шығындарды одан әрі бағалауды ескеру керек, бұл жүйені үздіксіз қамтамасыз етуге болатындығын анықтауға көмектеседі. Мұндай шығыстарға жылдық техникалық қызмет көрсету, жабдықты ауыстыру шығындары, қызметкерлерді оқыту, интеграция және жаңартулар кіруі мүмкін.

Өзгерістерді басқаруды мұқият талдау

ERP бағдарламалық қамтамасыздандыру кезінде процестер мен жүйелердің көпшілігі өзгерісті тиімді басқару үшін терең талдауды қажет етеді. Сонымен қатар, ең маңызды мәселе қызметкерлердің, сондай-ақ басқарушылардың біліктілік жиынтығын басқару болып табылады. Бағдарламалық жасақтаманың тиімді қолданылуын қамтамасыз ету үшін соңғы пайдаланушыларға нұсқаулық болатындықтан, бөлім басшыларының дайындығына басымдық беру керек.

Жүйені қолдауға баса назар аудару

Жеткізуші ұсынатын қолдау нұсқаларын төмен бағалай отырып, ұйым байқаусызда қате ERP жүйесінің шешімін таңдай алады. Қолдау және оқыту үшін ақы құрылымына байланысты ұйым жүйені толық қолдауды немесе қызметкерлердің шешімін толық қабылдау үшін қажетті оқытуды дұрыс бюджеттендірмегенін анықтауы мүмкін. Кез-келген ұйым сатушының келісім-шартында олардың осы қажеттіліктерді қалай қанағаттандыратындығын дәл көрсету үшін, оны толық іске асыру кезінде және одан кейінгі қолдау мен оқытуға деген қажеттіліктерін мұқият анықтауы керек.

Таңдау қателігі

Қандай жүйені сатып алу туралы шешімді бір жеке тұлға немесе компания ішіндегі бір бөлім қабылдауы әдеттен тыс емес. Мұндай жағдайларда ERP жүйесі бір функцияда өте жақсы болуы мүмкін, бірақ басқа процестерде әлсіз болуы мүмкін, бұл бүкіл кәсіпорынға бизнес үшін ауыр зардаптар әкелуі мүмкін.

Меншікті бизнес процестерді түсінбеу

Қазіргі кездегі жағдай туралы нақты көзқарассыз жаңа жүйеден күтуді анықтау қиын, мүмкін емес. ERP жүйесін таңдау тез арада кошмарға айналуы мүмкін, егер компания жаңа шешіммен не істеу керек екендігі туралы нақты үміт болмаса.

Кәсіби қызметтерді объективті пайдаланбау

Жүйені таңдаудың сәтсіздігінің басты себептерінің бірі - компаниядағы білімді жетіспеушілік.[дәйексөз қажет ] Тәжірибелі кеңесшілер нарықта бар барлық пакеттер туралы ақпарат бере алады; ең кең таралған пакеттерде қол жетімді ең соңғы функционалдылық және ең бастысы, пайдаланушыға нақты талаптың пайдаланушыға және бизнеске қосымша құндылық беретіндігін шешуге көмектесуі мүмкін.[дәйексөз қажет ] Алайда, кәсіби көмек ERP жүйесінің жеткізушілерімен ешқандай байланысы жоқ объективті консультанттардан тұруы керек екенін ескерген жөн. «Егер консультант белгілі бір пакетті пайдалану бойынша тәжірибе жинақтаған болса, онда ол өз клиентіне сол пакетті ұсынған дұрыс». [7]Мәселелер сонымен қатар саланың нақты ұсыныстарын білмейтін кеңес берушілерден туындауы мүмкін және клиент үшін ең жақсы таңдау емес ұсыныстарды итермелеуі мүмкін.

ERP жеткізушісінің ұсыныстарын түсіне алмау

«Кәсіпорын жүйесін енгізудің шамамен 90% -ы бюджеттен кешіктірілген немесе артық болып саналады».[8] Іске асырудың кешігуіне және бюджеттен асып кетуіне негізделген түсініктеме - компания келісімшартқа қол қоймас бұрын сатушының ұсынысын түсінбеуі.[дәйексөз қажет ] Бұған әдеттегі мысал ретінде сатушы осы мақсатта 5 күндік қызмет ұсына алатын сценарий болуы мүмкін деректерді тасымалдау. Шындық - жаңа жүйеге мәліметтерді енгізу үшін өте көп жұмыс қажет. Жеткізуші деректерді жаңа жүйеге импорттайды, бірақ компания деректерді жүйеге импорттауға оңай файлға салады деп күтеді. Компания сонымен қатар ескі жүйеден деректерді шығарады деп күтілуде; деректерді тазалап, жаңа жүйеге қажет жаңа деректерді қосыңыз. «ERP, сәтті болу үшін, көптеген компаниялар қол жеткізген немесе тіпті қарастырмаған деңгейден әлдеқайда жоғары деректердің тұтастығын талап етеді. Түгендеу жазбалары, материалдар шоты (BOM), формулалар, рецепттер, маршрутизациялар және басқа деректер өте дәл, толық және дұрыс құрылымдалған болуы керек ».[6] Бұл әдеттегі сценарий - бұл іске асырудың кешіктірілуіне әкелетін және әрдайым көбірек ресурстарды сұрауға әкелетін көптеген мәселелердің бірі.

Ішкі сараптама

Енгізу үшін ERP жүйесін таңдау үшін ұйым ішкі басқару үшін білімді дереккөз жалдауға немесе консалтингтік фирманы пайдалануға құқылы. Үшінші тараптың жеткізушісімен жүйенің мүмкіндіктерін және ERP жүйесі ұсынбайтын алшақтықты толық түсінбеу оңай болады. Сол себепті, ұйымдар ERP білімі бойынша сарапшыны жалдау немесе үшінші тарап сатушысына енгізу үшін шығындарды өлшеуі керек. Егер ұйым сатушыны пайдалану туралы шешім қабылдаса, жүйеге ағымдағы қызмет көрсетуді қалай басқаруды шешуі керек.

Жүйені дұрыс таңдау әдістемесі

Жүйенің нашар таңдауына әкелетін жалпы қателіктерді жою үшін негізгі принциптерді қолдану маңызды, олардың кейбіреулері төменде келтірілген:

Құрылымдық тәсіл

Жаңа жүйені таңдаудың алғашқы қадамы - бұл процеске құрылымдық тәсілді қабылдау. Тәжірибелер жиынтығы жүйені таңдау процесі басталғанға дейін кәсіпорындағы барлық мүдделі тараптарға ұсынылады. Әркім талаптарды жинау әдісін түсінуі керек; тендерге шақыру; әлеуетті жеткізушілер қалай таңдалады; демонстрация форматы және сатушыны таңдау процесі. Осылайша, әрбір мүдделі тарап шешім объективті және ұжымдық негізде қабылданатындығын біледі және бұл әрдайым процесс барысында ынтымақтастықтың жоғары деңгейіне әкеледі.

Шоғырланған демонстрациялар

Потенциалды жеткізушілердің көрсетілімдері бизнеске қатысты болуы керек. Алайда, сатушылар бизнеске тән демонстрацияларды өткізуге дайындықтың көп мөлшері қажет екенін түсіну маңызды. Сондықтан, сатушыларға демонстрациялар өткізу туралы сұраныстарға бірдей қарау қажет және компанияға [және компанияға таңдау процесінде көмектесетін объективті кеңес беруші] тиісті шешімдер қабылдауға мүмкіндік беретін, бірақ сонымен қатар жеткілікті демонстрацияны анықтау міндеті жүктелген. сатушылардың талап етілетін дайындық деңгейіне байланысты таңдау процестерінен бас тартпауын қамтамасыз етіңіз.

Объективті шешім қабылдау процесі

«Қандай ERP-ді қолдануды таңдау маңызды экономикалық салдары бар күрделі шешім болып табылады, сондықтан көп критерийлі тәсіл қажет».[9] Шешім қабылдаушылар ықтимал жеткізушілерді бағалау кезінде қолданылатын іріктеу критерийлері туралы келіскен кезде екі маңызды сәтті атап өту керек. Біріншіден, критерийлер мен баллдық жүйені кез-келген ықтимал жүйелерді қарауға дейін алдын-ала келісу керек. Критерийлер кең ауқымды болуы керек және оларды кәсіпорында және сыртында мүмкіндігінше объективті адамдар шешуі керек. Бір немесе бірнеше жүйеге аффилиирленген адамдарға бұл жағдайда ешқандай кеңес беруге жол берілмейді.

Барлық жеке құрамның толық қатысуы

Жүйе туралы шешімді кәсіпорындағы барлық мүдделі тараптар қабылдауы керек. «Бұл үшін топ-менеджмент пен қатысуды қажет етеді ... бұл іс жүзінде компанияның барлық бөлімшелерін қамтиды».[6] Барлық пайдаланушылардың өкілдері:

  • Шешім қабылдау процесі келісілген жобаны бастау кезеңіне қатысу;
  • Талаптарды жинауға көмектесу;
  • Сатушылардың демонстрацияларына қатысыңыз;
  • Сатушылардың қысқа тізіміне және соңғы таңдауына айтарлықтай қатысыңыз.

Пайдаланылған әдебиеттер

  1. ^ Фредерик Адам, Дэвид Саммон (2004), Кәсіпорын ресурстарын жоспарлаудың онжылдығы, б. 94, ISBN  978-1-59140-262-6
  2. ^ Орликкидің материалды қажеттіліктерін жоспарлау Джозеф Орликки, Джордж В. Плосси 1994 ж ISBN  0-07-050459-8
  3. ^ Даниэль Эдмунд О'Лири, Кәсіпорын ресурстарын жоспарлау жүйелері: жүйелер, өмірлік цикл, электронды коммерция және тәуекел, Кембридж университетінің баспасы, 2000. ISBN  0-521-79152-9.
  4. ^ Томас Э. Волман, Уильям Л.Бери, Д. Клэй Уэберк, Ф. және Роберт Джейкобс, Жабдықтар тізбегін басқаруға арналған өндірісті жоспарлау және басқару жүйелері, 2005, 96 бет. ISBN  0-07-144033-X.
  5. ^ Эскалье, М. Коттелер және Р. Остин, Кәсіпорын ресурстарын жоспарлау (ERP), Есеп № 9-699-020, Гарвард іскерлік мектебі, Кембридж, MA, АҚШ, 1999 ж.
  6. ^ а б c Томас Ф. Уоллес және Майкл Х. Кремзар, ERP: Болу. ISBN  0-471-39201-4.
  7. ^ а б Пол Н. Финлей және Теренс Сервит, Қаржылық орау жүйелері, 1987. ISBN  0-85012-584-7.
  8. ^ Мартин, М., 'ERP стратегиясы', Сәттілік, 2 ақпан 1998 ж., 95–97 беттер.
  9. ^ Ойку Аланбай, 'Expert Choice бағдарламалық жасақтамасын қолдану арқылы ERP таңдау', ISAHP 2005 ж, Гонолулу, Гавайи, 8-10 шілде 2005 ж.

Сыртқы сілтемелер