Жалпы қабылданған есепке алу қағидаттары - Generally Accepted Recordkeeping Principles

The Жалпы қабылданған есепке алу қағидаттары (Қағидалар), құрылды ARMA International жағдайларды сипаттайтын жалпы принциптер жиынтығы ретінде іскери жазбалар және байланысты ақпарат сақталуы керек.[1]

Қағидалар

Сегіз қағида тиімділіктің негізгі белгілерін анықтауға арналған Ақпараттық басқару, бірақ маңыздылықтың сандық иерархиясын ұстанбаңыз.[1]

  • Есеп беру принципі
  • Ашықтық принципі
  • Адалдық қағидаты
  • Қорғау принципі
  • Сәйкестік принципі
  • Қол жетімділік принципі
  • Сақтау принципі
  • Диспозиция принципі

Көмегімен принциптердің тізімін еске түсіруге болады Мнемоникалық Екі жақты мақсатты көздейтін «кеңестер картасы», бұл принциптерді ескере отырып, тиімді жүргізуге арналған кеңестер болып табылады.

Ақпараттық басқарудың ARMA халықаралық жетілу моделі

Ақпарат - бұл ұйымдардың өмірлік маңызды, стратегиялық активтерінің бірі. Олар өнімдер мен қызметтерді дамыту, маңызды стратегиялық шешімдер қабылдау, меншік құқығын қорғау, маркетингті қозғау, жобаларды басқару, транзакцияларды өңдеу, клиенттерге қызмет көрсету және кірістер алу үшін ақпаратқа тәуелді. Бұл маңызды ақпарат ұйымдардың іскери жазбаларында қамтылған. «Жақсы есеп жүргізудің» қандай болатынын сипаттау әрдайым оңай болған жоқ. Дегенмен, бұл реттеуші органдар, акционерлер және клиенттер ұйымдардың іскери тәжірибелеріне көбірек алаңдайтындықтан, бұл мәселе маңыздылыққа ие болады.

ARMA International «Жалпы қабылданған есепке алу қағидалары®» (қағидалары) туралы нақты мәлімдеме басшылыққа алатынын мойындады:

  • Бас директорлар ақпараттық активтерді пайдалануда өз ұйымдарын қалай қорғауға болатындығын анықтауда;
  • Заң шығарушылар заң шығаруда ұйымдарды жауапкершілікке тартуды көздеді; және
  • Іс қағаздарын басқарудың кәсіби мамандары жазбаларды басқарудың кешенді және тиімді бағдарламаларын жобалауда.

Принциптер ақпараттық басқарудың маңызды белгілерін анықтайды, оны Гартнер «ұйымның мақсатына жетуіне мүмкіндік беру кезінде ақпаратты тиімді және тиімді пайдалануды қамтамасыз ететін процестерді, рөлдерді, стандарттар мен өлшемдерді қамтитын» есеп беру шеңбері ретінде сипаттайды. Осылайша, олар барлық көлемдегі ұйымдарға, өнеркәсіптің барлық түрлеріне және жеке секторға да, мемлекеттік секторға да қолданылады. Көпұлтты ұйымдар сонымен қатар әр түрлі құрылымдық бөлімшелерде тұрақты тәжірибе құру үшін қағидаларды қолдана алады.

Ақпаратты тиімді басқарудың суреті

Ақпараттық басқарудың жетілу моделі[2] ақпараттық басқарудың тиімді түрі туралы толығырақ сурет сала бастайды. Ол сегіз қағидаға, сондай-ақ стандарттардың, озық тәжірибелердің және заңдық / нормативтік талаптардың негізіне негізделген. Кемелдік моделі әр түрлі деңгейдегі есепке алу бағдарламаларының сипаттамаларын анықтай отырып, тек принциптерді тұжырымдамадан шығарады. Әрбір принцип үшін жетілу моделі модельдегі бес деңгейдің әрқайсысына тән әр түрлі сипаттамаларды біріктіреді:

  • 1 деңгей (Қосымша стандарт): Бұл деңгей есеп жүргізу мәселелері мүлдем шешілмейтін немесе өте арнайы түрде шешілетін ортаны сипаттайды. Бірінші кезекте осы сипаттамалармен сәйкестендіретін ұйымдар олардың бағдарламалары заңдық немесе нормативтік тексерулерге сәйкес келмейді деп алаңдауы керек.
  • 2 деңгей (дамуда): Бұл деңгей есеп жүргізудің ұйымға әсер ететіндігі және ұйымның неғұрлым анықталған ақпараттық басқару бағдарламасынан пайда көруі мүмкін дамып келе жатқан ортаны сипаттайды. Алайда, 2-деңгейде ұйым әлі күнге дейін заңды немесе нормативтік-құқықтық тексеруден осал болып келеді, өйткені тәжірибе анықталмаған және әлі де болса уақытша сипатта.
  • 3 деңгей (Маңызды): Бұл деңгей ұйымның заңдық және нормативтік талаптарын қанағаттандыру үшін шешілуі тиіс маңызды немесе минималды талаптарды сипаттайды. 3 деңгей анықталған саясат пен процедуралармен және есеп жүргізуді жақсарту үшін қабылданған нақты шешімдермен сипатталады. Алайда, негізінен 3 деңгей сипаттамаларымен сәйкестендіретін ұйымдар бизнесті оңтайландыру және шығындарды бақылау үшін маңызды мүмкіндіктерді жоғалтып алуы мүмкін.
  • 4 деңгей (Проактивті): Бұл деңгей бизнесті жүргізу барысында ақпаратты басқару бағдарламасын жетілдіруге бастамашы болатын ұйымды сипаттайды. Ақпараттық басқару мәселелері мен ойлары іскери шешімдерге жүйелі түрде біріктіріледі және ұйым өзінің заңдық және нормативтік талаптарына оңай жауап береді. Негізінен осы сипаттамалармен сәйкестендіретін ұйымдар өздерінің ұйымдарын жаһандық түрлендіру кезінде ақпараттың қол жетімділігінің пайдалы жақтарын қарастыра бастауы керек.
  • 5 деңгей (Трансформациялық): Бұл деңгей ақпаратты корпоративті инфрақұрылымға және бизнес-процестерге бағдарламалық талаптарға сәйкестендіретін деңгейде кіріктірілген ұйымды сипаттайды. Бұл ұйымдар тиімді ақпараттық басқару шығындарды шектеуде, бәсекелестік артықшылықта және клиенттерге қызмет көрсетуде шешуші рөл атқарады деп мойындады.

Жетілгендікті қалай қолдануға болады

Ақпараттық басқарудың жетілу моделі ұйымға оның есепке алу бағдарламалары мен тәжірибелерін алдын-ала бағалауда көмектеседі. Ұйымның тәжірибесін мұқият қарастыру пайдаланушыларға өз ұйымының ақпараттық басқарудың жетілуін бастапқы анықтауға мүмкіндік беруі керек. Бастапқыда ұйымның сегіз қағида бойынша әр түрлі жетілу деңгейінде болуы әдеттен тыс емес. Жетілу моделі бастапқы бағалауды білдіретінін де ескеру қажет. Ең тиімді болу үшін ұйымдық саясат пен тәжірибені тереңірек талдау қажет болуы мүмкін.

Кемелдік моделі өздерінің ақпараттық басқару тәжірибесінен максималды пайда табуды қалайтын көшбасшылар үшін ең пайдалы болады. Ақпаратты тиімді басқару үнемі назар аударуды қажет етеді. Бірақ бастау үшін ұйымдар келесі қадамдарға жүгіне алады:

  • Ұйымның қолданыстағы тәжірибесі мен әрбір қағидат үшін қажетті жетілу деңгейі арасындағы алшақтықты анықтаңыз.
  • Ұйымға ең үлкен олқылықтарға сүйене отырып, қауіп-қатерді бағалаңыз.
  • Қосымша ақпарат пен талдау қажет екенін анықтаңыз.
  • Басымдықтарды әзірлеп, бағдарламаны одан әрі дамыту үшін жауапкершілікті тағайындаңыз.

Сондай-ақ қараңыз

ARMA International
Іс қағаздарын басқару

Әдебиеттер тізімі

  1. ^ а б «Қағидалар». ARMA International. Мұрағатталды түпнұсқадан 2020 жылғы 2 сәуірде.
  2. ^ http://www.arma.org/gprinciples[тұрақты өлі сілтеме ]